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Passer un appel d’offres et savoir y répondre

15/04/2019

Passer un appel d’offres est un moment délicat dans la vie d’une entreprise. Pour autant, les PME, elles aussi, ont avantage à utiliser cet outil, qui peut être source d’un gain substantiel. Par définition, un appel d’offres est un document que l’on envoie à des fournisseurs dans l’idée de leur demander la cotation d’un besoin de l’entreprise : il peut s’agir de matières premières, de composants, de sous-traitance ou de services.

 

Des étapes-clés

Mais préparer ce document dans les règles de l’art nécessite au préalable de procéder à plusieurs étapes-clés, stratégiques pour l’entreprise.

Il s’agit de la rédaction du cahier des charges :

  • la création de lots 
  • la définition des critères de choix 
  • le choix des soumissionnaires et la diffusion de l’appel d’offres 
  • la réception et l’analyse des appels d’offres et évaluation des soumissionnaires 
  • le choix du prestataire et la contractualisation

L’objectif d’un appel d’offres est de consulter un ensemble de fournisseurs présélectionnés afin qu’ils transmettent une proposition commerciale et technique pour répondre au besoin exprimé par l’entreprise. Ainsi, à partir d’un cahier des charges commun, il est possible de comparer les propositions (tarifs, solutions proposées) des partenaires potentiels suivant différents critères.

Pourquoi réaliser un appel d’offres ?

L’appel d’offres s’utilise aussi bien pour la fourniture de produits que de services. Mais réaliser un appel d’offres reste une procédure lourde et coûteuse qui est donc à réserver aux achats importants en termes économiques et/ou stratégiques. Il permet de pousser les fournisseurs habituels à remettre en cause leurs offres et pratiques commerciales et peut-être de trouver des fournisseurs alternatifs pour leur confier le contrat de fourniture ou de prestation, pour le besoin en question. Il peut aussi être utilisé pour un achat nouveau ou quand le panel de fournisseurs potentiels est bouleversé par l’apparition de nouveaux entrants. L’appel d’offres vient également en complément pour rechercher de nouvelles solutions techniques à valeur ajoutée en réponse au besoin formalisé.

 

Préparer un appel d’offres

Préparer un appel d’offres demande donc une méthodologie rigoureuse afin d’évaluer correctement les besoins de l’entreprise en rapport avec les profils des fournisseurs susceptibles de correspondre aux attentes. Le document ne doit pas présenter d’inexactitudes ou relever d’une présentation incomplète. C’est pourquoi l’appel d’offres doit être simple et facile à comprendre et, ainsi, refléter un certain professionnalisme.

Il doit tout d’abord inclure une information utile pour connaître l’entreprise : propriétaire, chiffre d’affaires des derniers exercices, activités principales et diverses données pouvant aider à comprendre la situation.

Il s’agit ensuite d’informer les fournisseurs potentiels sur la situation qui motive l’appel d’offres : les changements, les menaces, les opportunités et des problèmes concrets qui en découlent. Ces informations les aident à comprendre la demande et à mieux positionner leur réponse. Leur expertise peut également les amener à apporter un nouvel éclairage sur la situation.

L’entreprise devra surtout réaliser un cahier des charges qui formalise les besoins et attentes auxquelles le partenaire choisi devra apporter une solution. Il est recommandé de bâtir un cahier des charges fonctionnel qui liste les fonctions principales, secondaires, les contraintes, les critères d’appréciation avec les niveaux imposés.

 

Le cahier des charges comprend notamment :

  • la description du besoin
  • l’énoncé des objectifs et des livrables (dont les volumes)
  • le détail des fonctionnalités attendues

D’autres informations sont également nécessaires au bon déroulement du processus d’appel d’offres :

  • des critères de sélection
  • des contacts internes en fonction des types de demandes d’information (technique, économique, etc.)
  • le format de la réponse attendue sur le fond et la forme
  • les conditions générales d’achat
  • les clauses complémentaires (confidentialité, normes à respecter…)

Il s’agira enfin d’énoncer les dates du processus : date de la remise de la proposition commerciale et technique, date de prise de décision, date de passation de la commande, date de livraison de la solution.

 

Répondre à un appel d’offres

En entreprise, un appel d’offres est un terme générique qui signifie mettre en concurrence, les appels d’offres privés sont donc beaucoup plus flexibles que les appels d’offres publics. Dans le cas des marchés publics, l’acheteur rédige le plus souvent ce que l’on appelle une « publicité » et dépose son appel d’offres sur une plateforme de dématérialisation dédiée. L’acheteur privé envoie lui un cahier des charges aux entreprises qu’il a sélectionnées au préalable. Pour les appels d’offres privés, il arrive que les candidats aient la possibilité de défendre leur proposition à l’oral .

Lire aussi : Dématérialisation des marchés publics : c'est parti !

 

Se poser les bonnes questions

En tant que dirigeant d’une petite structure, vous devez vous poser les bonnes questions avant de mobiliser un temps précieux pour répondre à un appel d’offres. Il faut être très sélectif dans le ciblage des offres auxquelles vous répondrez.

Trois questions s’imposent :

  • Avez-vous le temps d’y répondre ?
  • Avez-vous les éléments indispensables pour y répondre? (compétences, savoir-faire, connaissance du marché).
  • Avez-vous des chances de le remporter ?

 

Le dossier est souvent structuré en deux parties.

  • La candidature de l’entreprise

Quelles sont ses activités ? Quels sont ses points forts, ses domaines d’expertises ? Qui compose l’équipe ? Quelles prestations est-elle habilitée à réaliser ? Quelles sont ses références ?

Dans le cas d’appels d’offres publics,  l’entreprise candidate doit également fournir des documents obligatoires tels que la déclaration du candidat ou la lettre de candidature, les déclarations sur l’honneur, les attestations sociales fiscales, légales etc. Souvent, une attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro) sera demandée. Elle est en tout cas fortement recommandée.

  • La réponse à l’appel d’offres

Elle doit préciser ce que l’entreprise a compris de la demande initiale, la stratégie prévue pour répondre aux attentes du commanditaire, le budget prévisionnel, les délais estimés. Avant d’envoyer l’offre, il faut vérifier que le dossier répond efficacement et précisément à la demande initiale, que l’on a fourni tous les documents requis et qu’ils sont signés. Il s’agit donc d’élaborer une check-list des documents à produire. Enfin, s’assurer que l’on a mis en avant les compétences de l’entreprise de manière à la distinguer des autres candidatures.

 

L’équipe Avisé

 

Sources :

dynamique-mag.com

manager-go.com

petite-entreprise.net

blog.hiscox.fr

 

Crédit photo : Pixabay